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シリーズ 27 「この職種・部署ってなにやるの?」 総務部④

職種・部署
2018-07-21

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 総務部の業務である、①経営補佐と、②部門間調整の仕事は、総務部の重要業務であることには間違いないのですが、それ以外にも、総務部には「モノの管理」という重要な業務があります。
 ここでいうモノとは、いわゆる「物」です。よく会社説明会で聞かれる言葉だと思うんだけど、会社は、「ヒト・モノ・カネ」を管理していますが、ここでいう「モノ」の管理が、総務部のルーチンワークになります。
 具体的には、総務のドメインでいう、③「資産・備品・文書管理」ですね。資産という単語も、実は、ある法律で定義されている会計的要素が強いのですが、まあ要は、高額なモノを買った場合の管理という意味です。高額なモノを買った場合には、これは会社でしっかり管理しないといけないのですが、この管理に責任を負うのが総務部です。
 一番大変なのは、会社が店舗や支店なんかを全国(あるいは海外)に展開している場合です。○○営業所とかっていう名称の事務所が、HPにたくさん載っていたら要注意(笑)。店舗があるからには、中にはモノがありますよね。パソコンとか、複合機とか、デスクとか、応接セットとか・・・挙げだしたらキリがありませんが。そういったものを、総務部が会社を代表して管理してるんです。壊れた場合の廃棄とか、事務所間の移動だとか、代替だとか、そういった情報を、総務部は常に収集していないとダメなんです。
 こういった資産物品は、事務所の責任者の一存で、勝手に買い換えられないし、捨てられないし、移動もできない。これは、最終的には法律論なんです。でも、勝手に移動させたり、廃棄したりってケースはありがちなんですよね。現場の人間としては、不要なものは早く捨てたい。邪魔だし。でも総務としては、手続きを踏まずに捨てられたら困る。ここに本社と現場の温度差が生じることもあります。
 資産のほか、事務用品なんかの消耗品も、立派なモノですから、総務部の管轄です。ドラマ「ショムニ」の中で、電球交換したり、っていうシーンがありましたが、あれはモノの管理っていうドメインに由来しています。あれは雑用ではなく、社内モチベーション高揚が目的なんですが、やってるヒトも、周りのヒトも、雑務としか考えられないところがツライ。
 僕もよくやりました。・・・今でもやりますが。でもこんな業務は、総務部がやるべき仕事のほんの一部です。また、制服を支給している会社なら、当然この管理もあるでしょう。「モノ」と言っても非常に広いんですよね。総務も大変です。文書管理、文書もモノですね。特に契約書や社内の申請書の類。裁判沙汰になったときに、会社を助けてくれるのは、過去の書類ですから。
 ④の購買⑤の施設はモノの管理のカテゴリーに属しますね。購買というのは、いかに効率よく物品を購入するか?です。なるべく安いものをリースで買うのか、一括購入するのか?といった判断。施設は、全国にある事務所のような、建物の管理です。
 ⑥の渉外というのが、ちょっと難しいかな?渉外という言葉本来の意味は、「外部交渉」という意味ですが、企業においては多くの場合、警察沙汰になりそうな、ヤバイ事件を扱う仕事のことを指す場合が多い。脅迫・恐喝対応、あとは聞いたことあるかどうかわかりませんが、「総会屋対策」なんかもそうです。実際に、僕もやったことがあります。なかなかの武勇伝ですよ(笑)。
 総務部に配属になった場合、まずやることは、社内事情を覚えることです。そして、社会人のルールやマナーも徹底的に教えられます。役員さんやお偉いさんをサポートする業務も結構あるからね。全社的なイベントは、大抵、総務が仕切るので。そして、もちろんルーチンワークもたくさんあります。
 しかし、それ以上に、総務部というのは、突発的業務が本当に多いんです。だから面白いとも言えますが。ずっと前に書いた「こちら」 の業務なんかは、間違いなく突発業務(笑)。まさかクリスマスイブに、警備するなんて思ってもいなかったんだから。突発業務が入ってくると、予定が狂ってくるから、困っちゃうんだけどねえ。
 また、総務部の業務が重要とはいっても、社歴の浅いうちは、氷山の一角を扱うような仕事を受け持つことが多いので、全体像が見えないまま日々過ぎていくことにもなります。歴史だって判らないんだから、それも当然と言えば当然です。でも、ここまで書いたような、総務部の本当の役割が判っていれば、今やってる仕事は見えてくるはず。少なくとも僕のブログを読んでくださるヒトはそんな意識を持ってほしいと本当に思います。
次回総務の最終。

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