twitter facebook お問い合せフォーム

シリーズ 17 「自己分析の考え方・やり方・書き方論」 事務の仕事って?

自己分析の考え方・やり方・書き方
2017-11-16

自己分析の考え方・やり方・書き方

「私は事務職をベースに就活してるんだけど、事務経験もないし、資格もない。バイトも飲食店の接客で、事務につながらない。だからアピール材料が見当たらない」

という悩みに対する見解のつづき。
 前回の合コンで、興味を持った人に対するアプローチのやり方と同様、今まで会ったこともない人を知ろうとする時には、過去の自分の体験から得た知識や価値観を基準にしてジャッジしていきます。自分自身の過去の経験則で、この人はどういう性格なんだろう?どういうキャラなんだろう?って判断していく訳ですね。
 まず言っておきたいのは、事務職に就きたくても、今までやった経験がない。だからアピール材料がない・・・というのは、間違いです。事務の仕事をしたことがなくても、今までの経験で培った知識や価値観で十分対応できるのが普通です。
 今回は事務という職種が出たので、これを例に説明しますが、事務職っていうと、皆さんどういう仕事内容を連想しますか?キレイなオフィスビルの本社で、自分の机に座って書類を作成したり、パソコン画面に向かって入力作業をしたり、それを上司に提出したり・・・っていうイメージでしょうか?
 もちろん、そういう仕事もあるので、このイメージは間違いじゃないんですが、正しい理解とも言えません。
 その会社の属する業種や、会社の規模感にも左右されるのですが、一般論で言うなら、事務の仕事というのは、連携部署との調整業務がほとんどです。机に座って書類作成をしたり、パソコン入力作業をしたりっていう仕事はごく一部の姿です。ましてや上司に提出する時には、自分の担当業務のほとんど全てが終了している時です。
 事務の仕事は、もちろん自分の担当業務や役割というのはあるんだけど、大局的に視ると、ある一つの仕事をリレー方式でバトンを受け渡しているようなものです。自分の仕事はバトンをもらってバトンを渡すまでが責任範囲。この構造が学生でも一番理解しやすいのは・・・何だろう?勤怠管理が判りやすいかな?
 ある程度の規模を持つ、飲食店や流通小売店でアルバイトをしたことがある人なら判るでしょうが、店舗でアルバイトをすると、仕事をした日にはタイムカードを記録すると思います。IDカードをスキャンするかもしれないし、記録紙をリコーダーに通す方式かもしれないし、手書きかもしれません。が、とにかくアルバイトで何時から何時まで仕事をした、という記録は何かのカタチで残すはず。
 月に一度、それをまとめて給与担当の人間が取りまとめ、毎月決まった日のバイト代支給日に、自分の銀行口座に振り込まれる流れになっています、通常は。
 このタイムカード記録を集めて、それに基づいてバイト代の計算をして、期日までに振り込むという仕事が、本社の人事部と経理部で行っている訳です。人事部のバイト代計算担当者を、仮にAさんとしましょう。
 Aさんは、毎月3日までに各店舗から、アルバイトの勤務記録を集めなければなりません。どこの店舗も期日を守って提出してくれれば何の問題もないんだけど、必ず提出が遅れる店舗があります。また、せっかく集めても、記録不備があったり、イマイチ判らない記録になっていたりすることも多々あります。
 そういう時、Aさんは各店舗に電話をして、早く提出しろと催促するでしょうし、イマイチ判らないものは、内容を確認しなければなりません。そして、支払部署である経理部に、○日の何時までには全部計算して持っていけるから、と根回しすることも時には必要。簡単に言うと、これが調整業務です。
 アルバイトをやってる皆さんには視えていませんが、アルバイト代が振込まれるまでに、色々なチェックポイントがあるんです。Aさんが机に座ってパソコンを見ながら、アルバイト代計算に没頭できるのは、この瞬間だけです。アルバイト代計算担当とは言え、ほとんどが調整業務。
 こういうことは事務職であれば普通に生じる出来事です。決して一人で自分の世界に入って集中して仕事が出来るわけではないんです。
つづく。



▲PAGE TOP